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Beglaubigung von Unterschriften, Abschriften und Erklärungen
Der Begriff der notariellen Beglaubigung umfasst sowohl die Beglaubigung einer Unterschrift (Bestätigung der Echtheit der Unterschrift) als auch die Beglaubigung einer Abschrift (Bestätigung der Übereinstimmung der Kopie mit dem Original) durch einen Notar.
Sie ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, so beispielsweise für Erklärungen, die gegenüber dem Handels- und Vereinsregister abzugeben sind (z.B. die Änderung einer Satzung).
Die Beglaubigung von Unterschriften ist eine Amtshandlung ohne erheblichen Zeitaufwand.
Ein Termin kann daher kurzfristig telefonisch oder per E-Mail während der Bürozeiten vereinbart werden. Die Erklärung mit der beglaubigten Unterschrift (im Original) bzw. die beglaubigte Abschrift wird in der Regel wenige Tage später zugesandt. Da im Rahmen der Beglaubigung keine Zeit für längere Besprechungen bleibt, sollte bei Bedarf ein gesonderter Besprechungstermin vereinbart werden.
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Der Gesetzgeber hat in § 126 BGB festgelegt, dass für bestimmte Erklärungen die öffentliche notarielle Beglaubigung einer Unterschrift vorgesehen ist.
Dafür ist es notwendig, dass der Notar Ihre Identität anhand der von Ihnen mitgebrachten Ausweisdokumente (grds. Personalausweis oder Reisepass mit Meldebestätigung) überprüft. Wenn der Notar Sie so gut kennt, dass er Sie auf der Straße mit Ihrem Namen ansprechen könnte, dann benötigen Sie keinen Ausweis – in dem Fall sind Sie von Person bekannt.
Nach der Überprüfung der Identität wird der Notar Sie dann entweder bitten, Ihre Unterschrift vor ihm zu leisten (vollzogene Unterschrift) oder aber eine bereits existierende Unterschrift als Ihre eigene zu identifizieren (anerkannte Unterschrift).
Der Notar bestätigt dann gemäß § 40 Beurkundungsgesetz durch einen sog. Beglaubigungsvermerk, dass Sie Ihre Unterschrift unter eine Erklärung in seiner Gegenwart geleistet haben.
Sollte die Unterschrift bereits vorher geleistet worden sein, bestätigt der Notar, dass die Unterschrift als vom Unterzeichner persönlich geleistet anerkannt wird. Falls die unterzeichnende Person nicht schreiben kann, kann ersatzweise übrigens auch ein Handzeichen beglaubigt werden. In jedem Falle bezeugt der Beglaubigungsvermerk des Notars, dass die betreffende Erklärung tatsächlich vom Unterzeichner abgegeben wurde.
Auch Abschriften oder Kopien wichtiger Dokumente können vom Notar beglaubigt werden. In diesem Fall bestätigt der Notar mit seinem Siegel die Übereinstimmung der Abschrift mit dem Original oder die Echtheit der Zweitausfertigung.
Dabei wird jedoch nicht die Echtheit oder Gültigkeit des Originals bestätigt. Die Unterschrift muss dem Notar hier bei der Beglaubigung vorliegen.
Notariell beglaubigte Kopien werden besonders oft von Zeugnissen erstellt. Solche notariell beglaubigten Zeugniskopien werden von vielen Hochschulen und Universitäten verlangt, um die Echtheit des Dokuments im Rahmen der Einschreibung zu bestätigen.
Nein, bei der notariellen Beurkundung handelt es sich um eine schriftliche Erklärung (zum Beispiel einen Vertrag), die vom Notar erstellt wird.
Auch ein handgeschriebenes Testament kann vom Notar beglaubigt werden. Dies bietet für den Erblasser den Vorteil, für seinen letzten Willen etwas mehr Sicherheit zu haben als bei der rein privatschriftlichen Form.
Im Rahmen der Errichtung eines Testaments ist es darüber hinaus empfehlenswert, sich im Vorfeld notariell beraten zu lassen, um die Rechtswirksamkeit des letzten Willens nicht durch etwaige Fehler zu gefährden.
An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass das handgeschriebene Testament auf diese Weise nicht zu einer öffentlichen Urkunde wird. Durch eine Beglaubigung bestätigt ein Notar, dass die Unterschrift unter dem handgeschriebenen Testament / der Willenserklärung von der Person stammt, die gerade vor dem Notar sitzt.
Die notarielle Beurkundung eines Vertrags ist in Deutschland in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, zum Beispiel bei Grundstücksgeschäften, Schenkungsversprechen, Eheverträgen, Erbverträgen oder Gesellschaftsverträgen. Wenn ein Vertrag erhebliche persönliche oder wirtschaftliche Folgen haben kann, wird sie angeraten.
Selbstverständlich können Sie auch eine notarielle Beratung in Anspruch nehmen, ohne eine Beurkundung vornehmen zu lassen. Die Gebühr für die „notarielle Auskunft” ist gesetzlich festgelegt. Sollten Sie sich zu einer Beurkundung entscheiden, fällt keine Gebühr für die Beratungsleistung an. Sie ist in der Gebühr für die Beurkundung bereits enthalten.
Als Notarin kann ich Ihnen auf Ihren Antrag auch wichtige Tatsachen bescheinigen, indem ich über von mir wahrgenommene Tatsachen eine notarielle Urkunde errichte. Diese sog. Tatsachenbescheinigung hat einen besonderen Beweiswert, der in späteren Gerichtsverfahren die Beweissituation für Sie deutlich verbessert.
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